Apa Itu Mailing List ?

1. Pengertian Mailing List
Mailing List (=milis=melis=List) merupakan suatu media komunikasi tertulis untuk diskusi, saling tukar informasi/pesan/pendapat/pengalaman wacana suatu topik tertentu antar sesama anggotanya melalui email.
Mailing list atau sering juga disebut milis yaitu kumpulan dari email yang membentuk sebuah kelompok. Milis memiliki alamat sendiri yang disebut dengan alamat milis. Setiap email yang dikirim ke alamat milis tersebut akan dikirimkan ke alamat-alamat email yang terdaftar sebagai anggota milis.

Milis merupakan bentuk lain dari email. Karena itu, sifat-sifat milis sama dengan email. Yang membedakan yaitu alamat milis sanggup dikatakan merupakan kumpulan dari alamat-alamat email. Di internet ada banyak website yang menyediakan jasa layanan milis, di antaranya yaitu : plasagroups. Yahoogroups dan masih banyak lainnya.

Situs web Yahoogroups menyediakan layanan milis (mailing list) secara gratis. Pada ketika suatu kelompok/ group telah terbentuk, maka tulisan/ pesan dari seorang anggota milis tersebut sanggup diterima oleh seluruh anggota-anggota group secara bersamaan (Ini tergantung setting yang ditentukan ketika menciptakan group tersebut). Suatu milis dikendalikan/ diatur oleh para Owner (pemilik) dan Moderator milis tersebut. Owner merupakan pembuat milis tersebut yang sanggup berperan sekaligus sebagai Moderator.
Misalnya ada suatu kelompok di Yahoogroups berjulukan "Gaul Group". Semua tulisan/ pesan email dari salah seorang anggota yang ditujukan kepada kelompok tersebut (Gaul Group) sanggup eksklusif otomatis diterima oleh seluruh anggota kelompok/ group tersebut, tetapi sanggup juga goresan pena email tersebut diterima dulu oleh Owner/Moderator, kemudian Owner/Moderator mendistribusikan goresan pena tersebut ke seluruh anggota Gaul Group. Semua kemungkinan itu sanggup diatur ketika menciptakan kelompok/ group tersebut di Yahoogroups.
Manfaat Mailing List (Milis)

Ini beberapa situasi yang bakal bermanfaat bila menggunakan mailing list (milis):

• Anggota suatu keluarga sudah tersebar diberbagai pelosok dunia.
• Anggota suatu organisasi tersebar luas dibeberapa daerah.
• Anda beserta teman2 yang berada pada posisi berjauhan ingin tetap berkomunikasi/diskusi wacana topik tertentu.
• Ada banyak orang yang tidak saling kenal dan posisinya saling berjauhan namun punya minat/ hobby terhadap sesuatu yang sama.

2. Membuat Mailing List
Kita sanggup menciptakan milis sendiri di website penyedia jasa layanan milis. Milis tersebut sanggup kita manfaatkan untuk sarana komunikasi antara sesame sahabat sekelas. Kita sanggup berdiskusi, ngerumpi, dan menyebarkan informasi di milis. Sehingga pada ketika kita lulus SMP, kita memiliki sarana untuk tetap menjaga korelasi dengan teman-teman sekelas kita walaupun kita saling berjauhan.

Langkah-langkah untuk menciptakan milis di Yahoogroups yaitu sebagai berikut :
Setelah Komputer nyala dan muncul Windows.

• Lakukan proses Dial-Up
• Klik icon Internet Explorer
• Pada bab Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik Go)
• Muncul tampilan Yahoogroups, kemudian klik "Sign In!" (Pada bab Registered
  users).
• Muncul kotak "Existing Yahoo! users!"
• Yahoo! ID: ketik kilatsys
• Password: ketik supercepat
• Klik "Start a new Group!", kemudian muncul tampilan isian form yang akan anda ikuti

Step-1
Group owner: telah terisi kilatsys@yahoo.com
Name of your Group
Ketik nama kelompok diskusi anda (misalnya "Kelompok Diskusi Masalah Sosial").

Enter your Group email address:
Ketik ....gaul...@yahoogroups.com
Catatan:
Alamat email gaul@yahoogroups.com ini kelak akan menjadi alamat email kelompok/ group diskusi anda.
Describe your Group Ketik keterangan singkat (max 2000 karakter) yang menggambarkan secara umum wacana kelompok anda. Misalnya keterangan singkat sbb:
Kelompok Diskusi Masalah Sosial (DMS) merupakan kelompok diskusi generasi muda Indonesia wacana masalah2 sosial masyarakat Indonesia yang terdiri dari banyak sekali suku, kebudayaan dan agama/kepercayaan. DMS membahas bagaimana biar persatuan & kesatuan sanggup terwujud bagi seluruh komponen masyarakat Indonesia.

Select primary language
Pilih "Indonesian"

Select directory listing type
Pilih: Listed (Bila kelompok anda ini juga akan dimasukkan dalam daftar Yahoo! sehingga sanggup diketahui oleh para member Yahoo!).
Pilih: Unlisted (Bila kelompok ini tidak ingin ditampilkan didalam daftar Yahoo!)

Select membership type
Pilih: Open (Bila calon anggota sanggup eksklusif gabung secara bebas)
Pilih: Restricted (Bila anda inginkan approve dulu calon anggota baru)
Pilih: Closed (Bila calon yang hanya anda undang/ invite saja yang sanggup menjadi anggota kelompok ini)

Select Moderation Type
Pilih: Unmoderated (Bila setiap anggota secara eksklusif bebas kirim tulisan)
Pilih: Moderated (Bila semua goresan pena harus di-approve dulu oleh anda)
Pilih: Newsletters (Bila hanya anda sendiri yang sanggup kirim goresan pena di kelompok ini)
Klik "Continue"
Catatan:
Ada kemungkinan muncul pesan bahwa nama group email address "gaul" ternyata telah digunakan oleh seorang anggota Yahoo! lainnya. Bila ini terjadi, ganti nama lain yang bakal belum digunakan orang lain, contohnya "sahabat". Lalu lanjutkan Klik "Continue".

Step-2
Classify your Group
Pilih kategori jenis kelompok (dalam daftar group Yahoo!) yang kira2 paling cocok dengan kelompok gres anda. Misalnya anda pilih "Cultures & Community".
Lanjutkan pemilihan kategori jenis kelompok berikutnya dari daftar kategori yang disediakan. Misalnya anda pilih "Issues and Causes". Bila anda merasa hingga kedalaman kategori ini saja sudah cukup, maka lanjutkan klik "Place my group in Issues and Causes".

Catatan:
Anda sanggup juga teruskan pemilihan kategori berikutnya yang semakin spesifik/lebih fokus.

Step-3
Muncul rangkuman hasil yang anda peroleh sbb:
Yahoo! profile: kilatsys
Email address: kilatsys@yahoo.com

-Klik "Continue"

Step-4
Step ini bertujuan mengundang calon2 anggota baru.
Bila belum ingin mengundang calon anggota baru, step ini sanggup diabaikan saja/ skip.

Invite people to your Group
Bila ingin mengundang calon anggota kini juga, lakukan hal2 berikut:

• Ketik nama2 email yang akan diundang pada kotak "Enter email addresses"
Ketik kata2 perkenalan kelompok gres anda (tujuannya biar calon anggota tertarik bergabung dengan kelompok anda) pada kotak "Enter welcome message".

Select invitation type
Pilih: Send invitations to members (Bila calon anggota harus melaksanakan "reply" terhadap seruan untuk menjadi anggota)
Pilih: Directly subscribe members (Bila calon anggota gres eksklusif dimasukkan menjadi anggota tanpa perlu respons dari calon tersebut)
-Lanjutkan Klik "Invite members".
Namun bila anda belum ingin mengundang calon anggota baru, tidak perlu melaksanakan proses a dan b diatas, eksklusif saja Klik "Skip this step".

Kemudian akan muncul ucapan selamat kepada anda dan rangkuman al:
Group name: gaul
Group home page: http://groups.yahoo.com/group/gaul
Group email: gaul@yahoogroups.com

Bila ingin melihat bagaimana tampilan kelompok/ group gaul yang telah anda buat, Klik "View your group page". Lalu akan muncul tampilan group gaul. Sampai sejauh ini bergotong-royong kelompok anda telah terbentuk, tetapi sanggup anda lanjutkan beberapa perubahan/ modifikasi ibarat berikut ini.
Catatan:
Bila ingin eksklusif keluar dari Yahoogroups (menutup group gaul), klik saja "Sign Out". Lalu muncul pesan "You have successfully signed out".

Melakukan Setting (perubahan/modifikasi)
Mungkin anda ingin memperbaiki/menambah/modifikasi tentang: nama kelompok, alamat email kelompok, deskripsi kelompok, pesan selamat bergabung, catatan kaki dll, klik "Settings". Lalu akan muncul tampilan Settings.
Description
Bertujuan untuk merubah/modifikasi group name, group email address, group description dan lain-lain.
Bila ingin perubahan/ modifikasi, Klik "Edit" Setelah tamat modifikasi yang diperlukan, kemudian Klik "Save Changes".

Welcome Message and Footer
Bertujuan untuk perubahan/ modifikasi Welcome message dan Footer.
Bila ingin perubahan/ modifikasi, Klik "Edit".

• Welcome message
Ketik perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak yang tersedia.
• Message Footer
Ketik perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak yang tersedia. Setelah tamat modifikasi pada a dan b, kemudian Klik "Save Changes".

Jika semua perubahan/ modifikasi sudah cukup, anda sanggup menutup kelompok/ group gaul dengan cara Klik "Sign Out" (pada kanan atas tampilan). Hati-hati!, sehabis group gaul ditutup akan muncul pesan "You have successfully signed out".

Mengatur suatu kelompok di Yahoogroups
Misalkan dulu anda (sebagai Owner milis) pernah menciptakan kelompok/group di situs web Yahoogroups dengan nama group: "Gaul" (Yahoogroups akan menyebut kelompok anda "Gaul Group") dan anda telah mendaftarkan diri di Yahoogroups dengan nama/identitas diri (Yahoo! ID): "kilatsys" dan Password: supercepat.
Kebetulan sudah ada calon anggota yang daftar (subscribe) ke kelompok/ group "Gaul", maka anda berniat melaksanakan approve/persetujuan terhadap calon anggota gres tersebut.

Bila komputer anda telah nyala hingga muncul Windows.

• Lakukan proses Dial-Up
• Klik icon Internet Explorer
• Pada bab Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik Go)
• Muncul tampilan Yahoogroups, kemudian pada bab "Registered users", klik "Sign In"
• Pada kotak "Existing Yahoo! users" ada isian sebagai berikut :
Yahoo! ID: ketik nama kelompok (kilatsys) Password: ketik password-nya (supercepat)
• Muncul tampilan berikutnya, kemudian klik "Sign In"
• Muncul tampilan berikutnya, pada bab "My Groups", Klik kata: .gaul
• Lalu muncul tampilan yang berisi informasi/ tabel antara lain :

1. Informasi disebelah kanan layar, ada tulisan:
Pending: ...3...members .......messages Bila tertulis 3 members: berarti ada 3 calon anggota gres yang masih menunggu approval/persetujuan dari anda.
2. Pada Tabel disebelah kiri layar, antara lain ada goresan pena :
• Pending: untuk approve/ delete anggota yang mendaftar
• Bouncing: untuk membiarkan/ hapus anggota-anggota yang mengalami problem dalam mendapatkan kiriman goresan pena dari group "Gaul" (tulisan email kiriman group gaul dikembalikan lagi).
• Banned: untuk menghalangi/ protect email tertentu biar tidak sanggup bergabung ke group "Gaul"
• Invite: untuk mengundang/ memasukkan email calon anggota baru
• Settings: untuk mengatur/merubah/modifikasi kalimat-kalimat pada welcome message, nama group, alamat email group, footer dan sebagainya.
Jika klik Bouncing, lanjutkan pilih "No Action" atau "Unsubscribe member". Sedangkan kalau klik "Invite" akan dilanjutkan pilih "Send Invitations" atau "Directly subscribe members". Mencegah email tertentu biar tidak sanggup gabung ke milis: ketik nama email-nya, kemudian klik "Ban". Jika ingin melaksanakan "approve"/ persetujuan terhadap calon anggota gres yang sudah mendaftar:
• Klik Pending
• Akan ada daftar pending email calon anggota gres tersebut.
• Lalu pilih "approve" bagi setiap email pada daftar pending tersebut.
• Bila menolak/tidak mendapatkan calon anggota tersebut, pilih "deny".
• Klik "Save Changes" untuk menyimpan hasilnya.
Setelah selesai, ingin menutup group gaul lakukan hal-hal sebagai berikut : Klik "Sign Out" Akan muncul pesan di layar "You have successfully signed out".
3. Mengirimkan Email ke Milis
Mengirimkan email ke milis sama dengan mengirmkan email yang kita lakukan kepada sebuah alamat email. Perbedaannya, email yang kita kirim ke alamat milis akan dikirim ke banyak orang yang menjadi anggota milis. Email yang kita kirim ke alamat milis akan dikirimkan kepada kita juga
4. Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu
Ada beberapa pertimbangan sebelum kita ikut bergabung menjadi anggota milis, diantaranya yaitu sebagai berikut :
1. Tujuan Milis
Kita harus mengetahui tujuan dari milis tersebut dengan jelas. Dengan demikian, kita mengetahui apakah milis tersebut bakal bermanfaat atau tidak bagi kita. Jika kita menganggap hal tersebut bermanfaat, maka silakan bergabung, kalau tidak lebih baik jangan bergabung
2. Seberapa banyak email yang masuk
Kita juga perlu tahu seberapa banyak email masuk ke milis tersebut. Email ke milis yang terlalu banyak akan merepotkan kita, apalagi kalau tidak semua email penting. Kotak surat kita akan menjadi cepat penuh, apalagi kalau kita tidak rajin membuka email atau membuang email yang tidak penting.
3. Waktu yang kita miliki membuka email
Kita juga harus mempertimbangkan waktu yang kita miliki untuk membuka email. Jika kita tidak cukup punya waktu untuk membaca email, maka email-email yang masuk melalui milis hanya akan merepotkan kita saja.
5. Berhenti dari Anggota Milis

Setelah beberapa waktu, mungkin ada saatnya kita merasa bahwa milis yang kita ikuti tidak bermanfaat lagi bagi kita. Ada beberapa pertimbangan atau keadaan yang menciptakan kita sebaiknya berhenti menjadi anggota milis, yaitu

1. Bila kita harus pergi ke luar kota untuk jangka waktu yang usang dan tidak sanggup membuka email, maka kotak surat kita akan dipenuhi dengan email dari milis. Akibatnya kalau ada email yang masuk, yang mungkin saja penting menjadi terhalang dan tidak sanggup kita terima.
2. Jika kita merasa tujuan dari milis tersebut melenceng, atau kita mendapati ternyata kita tidak mendapatkan apa yang kita harapkan. Jika hal ini terjadi kita sanggup keluar dari anggota milis.
3. jika kita tidak punya waktu untuk membaca email-email yang masuk. Akibatnya email dari milis yang kita terima menjadi tidak berguna.

Bila kita ingin berhenti dari milis kita sanggup mengirim email untuk berhenti menjadi anggota milis. Langkah-langkah untuk melakukannya yaitu sebagai berikut :

1. Masuklah ke kotak surat email kita
2. klik teks link Tulis surat ( Compose ) untuk menulis sebuah email.
3. Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti menjadi anggota dari milis yang kita ikuti.
4. kosongkan subjek dan isi surat
5. Klik tombol Kirim
6. Kita akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa anda sudah keluar dari milis.

Sumber http://www.notesku.com/

Share this post