Cara Mengoperasikan E-Mail

Pada umumnya dalam pengoperasian e-mail ada dua hal yang selalu kita lakukan, yaitu:
Membuat dan Mengirimkan "E-mail serta" (Forwarding)
Untuk menciptakan dan mengirimkan suatu e-mail sanggup kita lakukan melalui kotak surat dari alamat e-mail yang sudah kita miliki. Untuk itu kita harus membuka kotak surat tersebut melalui langkah berikut :

1. Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address kafetaria sampai tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password kemudian klik tombol Sign In.

2. Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka kotak surat yahoo mail kita akan tampil menyerupai berikut :

3. Kliklah tombol Check Mail untuk menilik inboks yang berisi surat-surat yang kita terima, atau kalau kita ingin menciptakan e-mail dan mengirimkannya ke teman, kita sanggup mengklik tombol Compose sampai tampil jendela pembuatan dan pengiriman e-mail berikut :
Keterangan : Ketikkanlah pesan yang akan dikirim
• To... diisi dengan alamat e-mail yang dituju.
• Cc... (copy carbon) diisi dengan tembusan ke alamat tertentu (tidak wajib diisi).
• Bcc... (blind copy carbon) diisi dengan tembusan ke alamat tertentu, tetapi alamat tembusannya tidak sanggup terlihat oleh si akseptor (tidak wajib diisi)
• Subject diisi dengan judul surat atau inti surat.

4. Setelah semua diisi kliklah tombol Send untuk mengirimkan pesan tersebut

Membaca e-mail dan membalasnya (reply) maupun meneruskannya (forward).

Untuk membalas dan meneruskan e-mail yang kita terima langkah dan prosedurnya hampir sama dengan mengirim pesan (e-mail)

Membalas pesan (Reply)

1. Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address kafetaria sampai tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password kemudian klik tombol Sign In.
2. Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita mendapatkan pesan atau tidak, bila ada pesan kita sanggup membacanya dengan mengklik Inbox atau pribadi klik pada judul dari pesan yang kita terima.

3. Bacalah isi e-mail tersebut, bila kita ingin membalas atau menjawab e-mail tersebut klik tombol Reply (tidak perlu melalui Compose), dengan memakai Reply kita tidak perlu menuliskan/mengetik alamat e-mail yang dituju alasannya ialah secara otomatis sudah tertera disitu, kita tinggal menulis pesan jawaban dari pesan tersebut.
4. Klik Send untuk mengirim pesan.

3. Meneruskan pesan (Forward)
Bentuk pesan forward ada dua jenis, yaitu :

1. sebagai e-mail biasa (As Inline Text), langkahnya sebagai berikut :
• Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address kafetaria sampai tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password kemudian klik tombol Sign In.
• Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita mendapatkan pesan atau tidak, bila ada pesan kita sanggup membacanya dengan mengklik Inbox atau pribadi klik pada judul dari pesan yang kita terima.
• Bacalah isi e-mail tersebut, bila kita ingin meneruskan pesan (e-mail) yang kita terima ke orang lain sama (secara utuh) tanpa mengubah isi pesan atau menambahkan kata sebagai keterangan, klik tombol Forward, pilih As Inline Text, kemudian pada kolom To kita isi alamat e-mail tujuan forwad.
• Klik Send untuk mengirim pesan.
2. Sebagai lampiran (As Attachment), langkahnya sebagai berikut :
• Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address kafetaria sampai tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password kemudian klik tombol Sign In.
• Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita mendapatkan pesan atau tidak, bila ada pesan kita sanggup membacanya dengan mengklik Inbox atau pribadi klik pada judul dari pesan yang kita terima.
• Bacalah isi e-mail tersebut, bila kita ingin meneruskan pesan (e-mail) yang kita terima ke orang lain sama (secara utuh) tanpa mengubah isi pesan atau menambahkan kata sebagai keterangan, klik tombol Forward, pilih As Attachment, kemudian pada kolom To kita isi alamat e-mail tujuan forwad.
• Klik Send untuk mengirim pesan.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan E-mail

1. Kelebihan memakai e-mail :
• Cepat (sangat cepat) alasannya ialah hanya perlu beberapa menit (ketik dan send)
• mudah (karena kita cukup mengetik di komputer)
• multiple send (dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus)
• dapat mengirim file (attactment menyerupai file doc, excel, mp3, gambar, video dan lain-lain)
• kapan saja dan dimana saja (tidak ada perbedaan lokasi dan waktu)
• biaya lebih murah alasannya ialah internet kini sudah mulai agak murah di Indonesia
2. Kekurangan memakai e-mail :
• harus online (connect ke internet)
• hanya sanggup menirim teks dan gambar (tidak sanggup kirim paket/barang)
• tidak connect internet dan check, maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum
• harus ingat username dan password
• ladang virus juga bagi yang tidak mengerti.

Etika atau Tata Cara dalam Mengirim E-mail
Seperti berikirim surat lewat pos, berkirim e-mail juga punya etika. Berikut Sepuluh adat dalam berkirim e-mail :

1. Hindari spam, bombing.
Spamming ialah pengiriman e-mail secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Orang yang mendapatkan spam ini akan jengkel, alasannya ialah bisanya isinya memperlihatkan informasi, produk atau jasa yang bekerjsama tidak kita butuhkan. Sedang e-mail bomb ialah pengiriman e-mail dengan subject sama secara bertubi-tubi (terus-menerus) dengan maksud mailbox akseptor cepat penuh.
2. Jangan memforward e-mail tanpa diedit.
   Seringkali kita punya isu manis yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si akseptor masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag menyerupai ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar e-mail kelihatan rapi.
3. Ganti judul e-mail bila perlu.
Biasanya ini dilakukan dalam sebuah lembaga atau mailing list. Karena asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua (isi pesan).
Lama-lama e-mail yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi alasannya ialah tiap kali kita membalas e-mail, seluruh e-mail yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body e-mail yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
5. Jangan tanggapi e-mail (TBC).
   Kita mungkin pernah mendapatkan e-mail yang menyuruh kita untuk meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka kita akan ketimpa sial. E-mail semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya e-mail TBC (takhayul, bid'ah dan khurafat)..
6. Jaga account orang lain.
Kalau kita mereply atau berkirim e-mail, jangan sertakan email-email yang tidak kita kenal atau kita kenal dalam heading (To) nya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di e-mail orang lain, sanggup tersebar luas, dibajak, dan dispam.
7. Hindari Full Caps Lock / karakter besar semua.
   Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita memakai karakter besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan karakter besar secara full, akan menerima image (tanggapan), bahwa kita sedang murka dan tidak tahu etika. Tampilan e-mail pun jadi tidak menarik kalau penulisannya memakai karakter besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.
8. Hindari kalimat singkat dalam mereply.
Misalkan sahabat kita panjang lebar menulis e-mail, bercerita wacana keindahan alam. Lalu kita membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya?" atau "enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply e-mailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu menciptakan gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.
9. Cek ulang sebelum di send.
Setelah e-mail rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol send kita klik, tidak sanggup dicancel atau dibatalkan. Semuanya pribadi terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
10. Bersabarlah mendapatkan balasan.

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya jalan masuk yang gampang untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email kita

1. Jangan terbawa emosi
Jika kita mendapatkan email yang kurang menyenangkan, janganlah membalas pada dikala itu juga. Kita perlu memikirkan apa bekerjsama yang dimaksudkan orang lain kepada kita. Menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya juga akan menciptakan emosi kita yang sudah naik turun kembali.
2. Ketertarikan yang berbeda
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Setiap orang memiliki ketertarikan akan sesuatu hal yang berbeda-beda. Topik yang kita anggap menarik belum tentu menarik bagi orang lain.
3. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
Kita sebaiknya tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam email kita. Hal ini sering kali terjadi secara tidak sengaja. Sering kali lupa menghapus file attachment pada dikala memforward atau mereply email.
4. Buatlah layout yang baik
Membaca email kadang tidak nyaman. Hal ini dikarenakan kita harus membaca sesuatu di depan computer. Apalagi kalau kita sudah bekerja di depan computer seharian. Karena itu, bila kita mengirimkan email sebaiknya kita menciptakan layout yang baik sehingga akseptor email kita sanggup membacanya dengan lebih mudah.
5. Jawablah semua pertanyaan
Jika kita membalas atau mereply email, usahakan semoga semua informasi yang ditanyakan orang lain kita jawab. Bila kita tidak tahu jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan sanggup menciptakan orang lain merasa kita tidak memperhatikan apa yang mereka butuhkan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi.

Sumber http://www.notesku.com/

Share this post